1.- Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

A continuación, se relacionarán las finalidades del tratamiento de los datos personales, de conformidad con el grupo de interés adoptado dentro de TROKERA.

Clientes y/o Usuarios

1. Facilitar el contacto entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, para asuntos relativos a las funciones propias de TROKERA, en desarrollo de la relación comercial;
2. Envío de información por cualquier medio (celular, chat, dirección y correo electrónico, entre otros) sobre actividades a desarrollar por parte del Responsable del Tratamiento y/o sus aliados estratégicos, incluyendo: información del Responsable del Tratamiento, encuestas en general, evaluación del servicio, actividades de la marca y de fidelización del cliente, programas de incentivos, envío de premios y/o regalos, presentación de portafolio de productos, juegos promocionales, eventos en los que hará presencia el Responsable del Tratamiento, actividades que podrán ser de interés para todos los clientes, creación de grupos de WhatsApp para envío de información y en general, adelantar actividades de mercadeo (publicidad);
3. Envío de información comercial, de políticas comerciales y administrativas; documentos de facturación y cuentas de cobro, en virtud de la relación comercial;
4. Brindar información y/o responder consultas respecto de los servicios, productos y descuentos ofrecidos por el Responsable del Tratamiento a los clientes;
5. Actualización, envío y/o recepción, por cualquier medio (celular, chat, dirección y correo electrónico, entre otros), de correspondencia, información, solicitudes, requerimientos, derechos de petición y en general lograr una eficiente comunicación con los clientes;
6. Tratar los datos personales para adelantar el procedimiento de creación y/o eliminación del cliente, en caso de que corresponda;
7. Elaboración de análisis estadísticos, y de diseño de estrategias que permitan al Responsable del Tratamiento darle atención personalizada al cliente;
8. Efectuar grabaciones de la imagen de los clientes y/o usuarios en los diferentes servicios prestados por el Responsable del Tratamiento, especialmente, para el uso de aplicaciones, redes sociales y/o página web, en la cual las imágenes captados (datos sensibles) serán compartidos en dichos medios digitales y se podrán en circulación con cada uno de los usuarios registrados en la misma;
9. Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por el Responsable del Tratamiento;
10. Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma;
11. Envío y recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente;
12. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus clientes;
13. Soportar procesos de auditoría interna o externa;
14. Los indicados en la autorización otorgada por el Titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso;
15. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, del Responsable del Tratamiento, ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

Datos Sensibles*:, El Responsable del Tratamiento y/o sus aliados estratégicos podrán tartar la información biométrica correspondiente a mi rostro (facial), imagen ya sea en fotografías o en videos, con la finalidad de llevar un registro para elaborar publicidad y publicar los testimonio sin costo alguno y por cualquier medio (incluyendo: Videos, fotos, revistas, YouTube, redes sociales, sitios web).

Empleados y/o proveedores

1. Consultar, clasificar, resolver reclamos e informar en cualquier tiempo ante las centrales de información de riesgo y ante las autoridades administrativas autorizadas por la Ley los datos personales que ha bien se deban informar, especialmente la información sobre el cumplimiento oportuno o incumplimiento, si lo hubiere, de las obligaciones financieras y/o comerciales. Dicha consulta la podrá realizar el Responsable del Tratamiento y/o cualquiera de sus aliados estratégicos.
2. Compartir, suministrar y divulgar los datos personales, pruebas psicotécnicas técnicas o médicas que haya realizado con el Responsable del Tratamiento y/o con terceros delegados por este, con ocasión del proceso de selección del cual soy participante o participé, y en general cualquier información que el Responsable del Tratamiento adquiera sobre el Titular; a las personas naturales o jurídicas que sean aliados estratégicos de este último.
3. Contactar a las personas indicadas por el Titular de los Datos para obtener referencias personales y profesionales y a tratar dicha información.
4. Uso de la información en: (i) análisis estadísticos, y (ii) medir el nivel de ausentismo; y (iii) compartir mi información personal con aliados estratégicos del Responsable del Tratamiento;
5. Enviar información por cualquier medio (telefónico, correo electrónico y/o físico) comunicaciones, notificaciones, información sobre el desarrollo de actividades realizadas en virtud del bienestar laboral y/o comercial;
6. Enviar y compartir mi información personal a los médicos que realicen los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro;
7. Conservar la información de forma física y/o automatizada de conformidad con lo solicitado por la Ley;
8. Creación de grupos de WhatsApp para envío de información y en general, adelantar actividades laborales y/o comerciales;
9. Efectuar grabaciones de la imagen de los empleados y/o proveedores en los diferentes servicios prestados por el Responsable del Tratamiento, especialmente, para el uso de aplicaciones, redes sociales y/o página web, en la cual las imágenes captados (datos sensibles) serán compartidos en dichos medios digitales y se podrán en circulación con cada uno de los usuarios registrados en la misma;
10. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a exempleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo;
11. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral, así como los procesos requeridos para dar cumplimiento a cabalidad la relación laboral, incluido el otorgamiento de beneficios;
12. Soportar procesos de auditoría interna o externa;
13. Los indicados en la autorización otorgada por el Titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso;
14. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales y/o vinculadas del Responsable del Tratamiento, ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados;

Datos Sensibles:El Responsable del Tratamiento y/o sus aliados estratégicos podrán tartar la información biométrica correspondiente a mi rostro (facial), imagen ya sea en fotografías o en videos, con la finalidad de llevar un registro para elaborar publicidad y publicar los testimonio sin costo alguno y por cualquier medio (incluyendo: Videos, fotos, revistas, YouTube, redes sociales, sitios web.
Así mismo, podrá tratar la información médica del Titular y que esta pueda ser compartida con los médicos que realicen los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro, con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones legales.

Accionistas

1. Consultar, clasificar, resolver reclamos e informar en cualquier tiempo ante las autoridades administrativas autorizadas por la Ley, los datos personales que ha bien se deban informar. Dicha consulta la podrá realizar el Responsable del Tratamiento y/o cualquiera de sus aliados estratégicos;
2. Adelantar la Gestión del accionista (contable, fiscal y administrativa) incluyendo en esto, la realización de los pagos que correspondan, envió de convocatorias para las reuniones Ordinarias y Extraordinarias de Asamblea General de Accionistas, envíos de constancias de pagos, las operaciones contables a que haya lugar, distribución de utilidades, adelantar el procedimiento de creación y/o eliminación del accionista, en caso que corresponda, envío de correspondencia, respuesta a PQR´S y/o requerimiento de información, coordinación de entrega y reporte de novedades de los productos y/o servicios; Intercambio de información técnica, proyectos o productos existentes, expedición de certificaciones de composición accionaria a las entidades que bien los soliciten, entre otras operaciones.
3. Registro como accionista de la sociedad, tanto en los libros contables como en los libros oficiales.

Los Titulares de la información, y las personas debidamente autorizadas por éstos o sus causahabientes, deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

• Las solicitudes presentadas por los causahabientes a través de documento escrito deberán acreditar el parentesco el registro civil de nacimiento o de matrimonio y copia de su documento de identidad.
• Las solicitudes presentadas por los apoderados a través de documento deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.

Procedimiento para atender las peticiones y consultas de los Titulares de la información

TROKERA, atenderá las consultas o solicitudes en un término no mayor a diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta o solicitud dentro de dicho término, se le informará al usuario expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento para atender reclamos de los Titulares de la Información

TROKERA, dará respuesta a los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que el escrito de reclamo resulte incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que TROKERA no sea competente para resolver el reclamo, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea atendido.

Mecanismos para dar a conocer la Política de Protección de Tratamiento de Datos Personales

TROKERA pone a disposición de los Titulares de la Información, los canales que se enuncian a continuación, a través de los cuales da a conocer a los Titulares de la información como pueden acceder a la Política de Tratamiento de datos personales:

• En la autorización para el tratamiento de datos personales se indica que los Titulares de la información pueden acceder a la página web: www.trokera.com y conocer la PPTDP. Se resalta que el Titular de la información puede descargar una copia de esta. De modo que, en la página web de TROKERA está disponible la PPTDP.
• También pueden solicitar el envió electrónico de la PPTDP, escribiendo a la dirección electrónica: operations@trokera.com.

En caso de que se produzca un cambio en la PPTDP, se les enviará un correo electrónico notificando el cambio en la PPTDP.